Программные роботы (RPA) могут избавить кадровых специалистов от рутинных дел и помочь им высвободить время на решение более творческих и сложных задач. Бизнес, в свою очередь, экономит средства, которые можно направить, например, на развитие HR-команды.

Роботизация рутинных бизнес-процессов (Robotic Process Automation — RPA) из предмета обсуждений все чаще становится частью реальной практики. Технологию можно использовать для решения разных задач, но мы детально рассмотрим одну из них – оптимизация работы HR-службы.

Это может быть особенно актуально для растущих бизнесов, например, розницы, сервисов доставки или молодых IT-компаний, где найм сотрудников происходит постоянно. HR-службы несут на себе большую нагрузку в условиях, когда укомплектовать штат нужно очень быстро. Чтобы ускорить HR-процессы и высвободить ресурсы менеджеров для решения тех задач, где машины пока заменить человека не могут, например, для проведения личных собеседований, можно использовать именно RPA.

По данным Deloitte, до 50% стандартных HR-процессов в компаниях могут быть роботизированы. Наиболее применимы средства RPA к рекрутинговым операциям, онбордингу новых сотрудников, кадровому делопроизводству, управлению компенсациями и заработными платами.

Рассмотрим, как роботизация может быть встроена в практику компании на примере конкретных кейсов. Потенциальных сценариев множество, но именно эти три я бы выделил как наиболее перспективные для российских компаний.

Роботизация процесса поиска кандидатов

Через службу HR проходит огромное количество резюме, полученных как с сервисов вроде HeadHunter, так и через электронную почту или в бумажном виде. Каждый такой документ специалист должен быстро оценить и проанализировать, чтобы определить, является ли кандидат перспективным для компании и стоит ли начинать с ним детальное знакомство.

Если у одного HR в работе несколько вакансий и поток кандидатов составляет от 20 до 50 человек, а на каждое резюме нужно потратить от 10 до 15 минут, то обработка первичных CV занимает дни. Конечно, опытный HR-менеджер знает, на что именно обратить внимание в формулировках резюме, но и он может ошибиться или упустить что-то важное.

Например, на позицию Java-разработчика однозначно нужен кандидат со знанием этого языка программирования, хотя бы прошедший специализированное обучение, если речь идет о junior-позициях. Чтобы найти слово «Java» в стопке резюме, не нужен человек: с этой задачей легко справится программный робот. Таких параметров при поиске может быть задано несколько – чем больше будет совпадений в резюме, тем больше вероятность, что кандидат окажется подобран правильно. CV робот может сортировать по отдельным папкам: «Рассмотреть» или «Отказать».

В таком случае процесс отбора резюме можно сократить с 2-3 дней до 2-3 часов. Ключевые результаты – увеличение скорости обработки CV, более эффективный подбор кандидатов, исключение ошибок из-за человеческого фактора и экономия времени сотрудников HR-службы. Для массового подбора персонала этот кейс фактически универсален. Другое дело – подбор специалистов с редкими навыками или топ-менеджмента: это творческий процесс, в котором нужно учесть множество факторов. Здесь роботы пока не заменят HR-менеджера.

Роботизация ввода данных при приеме на работу

При приеме новых сотрудников заполняется множество стандартных документов, что сводится к механической подстановке их личных данных в нужные поля. Время заполнения каждой анкеты сотрудником кадровой службы составляет 30-60 минут. При этом задача не требует принятия решений или творческого подхода: это пример идеального процесса для программной роботизации.

Робот может обработать отсканированные документы будущего сотрудника, включая паспорт, ИНН, трудовую и медицинскую книжку, распознать их и заполнить соответствующими данными созданные в компании внутренние анкеты и другие связанные с ними документы. Выполнить эту задачу программа может за считанные минуты, сократив стандартные полчаса на заполнение анкеты до трех минут – в 10 раз!

Кроме того, работа будет сделана не только быстро, но еще и на 100% точно, так что заодно компания исключит для себя вероятность возникновения ошибок. Это повлияет и на показатель Full-Time Equivalent (FTE, или эквивалент полной занятности): время сотрудников HR-службы будет расходоваться более эффективно.

RPA для кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – подходящая среда для программных роботов, ведь в этой сфере большой оборот документов. Он связан с приемом на работу и увольнением сотрудников, предоставлением справок по различным поводам, обработкой заявок на отпуск и связанных бухгалтерских документов. Почти все это – рутинные задачи. Обычно в HR-службе ими занимается специальный менеджер, который получает запросы от сотрудников компании по e-mail, через task manager или service desk, если компания крупная, а поток обращений большой.

Для удобства обработки документов, связанных с кадрами, все чаще внедряются системы автоматизации. Это тикет-системы, которые помогают быстро разбирать заявки, правильно их классифицировать и назначать сотрудникам. Одним из этих сотрудников может стать робот, который будет помогать готовить необходимые документы заданного формата.

Например, если сотруднику для оформления кредита или визы требуется справка о зарплате, он может оформить в тикет-системе заявку на конкретную форму и уже в течение 15 минут получить оформленный роботом документ. А если в компании применяется электронная подпись, то этот документ будет еще и подписан ответственным лицом. Такой алгоритм можно настроить для любых других заявлений и приказов. Главные эффекты – повышение скорости и точности обработки таких заявок и снижение трудоемкости кадрового делопроизводства.

Экономия на роботах

В конце каждого кейса были коротко перечислены преимущества программных роботов. Теперь попробуем посчитать общую выгоду использования RPA в HR-службе на примере конкретных цифр.

Наш опыт показывает, что для решения рутинных HR-задач в компании среднего размера, например, с 1000 сотрудников, будет достаточно пары программных роботов. В Konica Minolta Business Solutions Russia 150 сотрудников, и нам хватает одного робота, который отвечает за три регламентированных процесса, выбирая из них наиболее приоритетные и решая по очереди.

Благодаря автоматизации рутинных задач в отделе с 10 HR-менеджерами можно сэкономить до 5 рабочих часов ежедневно – или 1200 часов в год. При условной стоимости человека-часа в 1000 рублей экономия составит 1,2 млн рублей в год. Эти средства можно направить на обучение сотрудников или другие актуальные цели. Чем крупнее масштаб компании и чем интенсивнее в ней HR-процессы, тем больше можно сэкономить.

Использование RPA – не только про оптимизацию, хотя это очень важно. Постепенно, по мере их внедрения в ежедневную практику, роботы приведут к формированию совсем другой корпоративный культуры. Той, где за рутину отвечают программы, а человек занят задачами, в которых его никто и никогда не заменит – нацеленными на развитие и творчество.