Система электронного документооборота
СЭД — основа внутреннего взаимодействия между подразделениями, создания и учёта документов. Цель применения СЭД — сокращение времени на поиск информации и согласование внутренних и внешних документов.
Система электронного документооборота является основой внутреннего взаимодействия между подразделениями, а также создания, редактирования, хранения и учета документов.

Бизнес-процессы и документация неразрывны между собой, поэтому сегодняшние системы автоматизации делопроизводства включают в себя набор необходимых инструментов для работы с процессами и информацией.
Преимущества СЭД:
- Сокращение издержек на обработку информации в 2-5 раз
- Быстрый возврат инвестиций
- Сохранность информации
- Автоматизация бизнес-процессов
- Повышение точности информации при вводе
- Быстрый поиск и обработка информации

Виды систем электронного документооборота на предприятии могут подразделяться по функционалу, который определяет сферу их использования. В зависимости от этого системы внутреннего документооборота можно разделить на:
- Система делопроизводства
- Электронные архивы для хранения и поиска информации
- Workflow-система для автоматизации документооборота и бизнес-процессов
- ECM-системы для управления электронным документооборотом, которые включают в себя весь корпоративный контент: документы, их образы, потоки работ, записи, коллективное взаимодействие.
Автоматизированные системы документооборота позволят сократить бумажные экземпляры документов и существенно сэкономить материальные ресурсы. Благодаря им повышается скорость и качество работы персонала, ускоряются бизнес-процессы. При этом руководство может контролировать ход выполнения данных процессов.
Интегрируя с иными информационными системами, такими как CRM, ERP, CPM и многими другими, единая система документооборота выступает в качестве связующего звена между ними. Таким образом, формируется единое информационное пространство, повышается скорость потока обмена документацией и ускоряется работа предприятия.
Наша компания сможет подобрать подходящую и эффективную для вас программу СЭД, которая поможет реализовать задачи, необходимые именно для вашей организации.
Внедрение СЭД

Задачи СЭД
- Поиск документов
- Сохранение документов
- Оперативная маршрутизация
- История работы с документами
- Архивное хранение
- Экономия на процессах
- Обеспечение удобных рабочих мест

Затрагиваемые процессы
- Исходящая корреспонденция
- Входящая корреспонденция
- Внутренние документы
- ОРД
- Поручения и контроль
- Договоры
- Документы финансового блока
- Документы юридического блока
- Управление совещаниями
- Управление закупками

Требования к системе
- Интерфейс
- Быстродействие
- Гибкость
- Развитие системы
- Возможность интеграции
- Импортозамещение
- Поддержка различных ОС
- Поддержка вендором и разработчиком
Выгоды от внедрения СЭД
Функционал СЭД
Регистрация документов
- Справочники сотрудников и контрагентов
- Карточки входящих, исходящих, внутренних и договорных документов
- Реестры документов (в т. ч. связанные представления)
- Сквозная нумерация документов с гибкими настройками формата номера
- Система поиска документов по различным атрибутам


Управление поручениями
- Создание поручений
- Создание дочерних поручений из родительской поручений
- Возможность отзыва дочерних поручений при завершении родительских
- Просмотр иерархии поручений в карточке документа
- Уведомление о назначении поручений по электронной почте (со ссылкой на карточку)
- Визуализация дерева поручений
Универсальный процесс согласования
- Создание маршрутов любой сложности
- Параллельные и последовательные согласования
- Комментарии и редактирование файлов в ходе согласования
- Консолидация разных версий в MS Word
- Запрос комментариев у других сотрудников
- Уведомления на почту по заданиям и комментариям
- Редактирование маршрута во время согласования


Отчёты и уведомления
- История заданий согласования
- Возможность группировки заданий по циклам согласования
- Почтовые уведомления по различным событиям, со ссылкой на карточку
- Представления «Мои задания» и «Задания от меня» с возможностью гибкой группировки
- Статистический отчет по текущим заданиям
- Статистический отчет по исторической активности
Простая настройка сложных маршрутов
- Табличный конфигуратор этапов маршрутов обработки документов
- Различные типы этапов и заданий по ним
- Простая настройка без программирования


Интеграция с Информационными Системами предприятия и ЭДО
- Полная прозрачность процессов электронного документооборота
- Полный цикл электронного согласования документов в одном интерфейсе
- Стандартные коннекторы к популярным системам
- Индивидуальная разработка уникальных коннекторов
Реализованные проекты
Используемые продукты

Tessa
TESSA — универсальная ECM/BPM/CSP платформа российской компании СИНТЕЛЛЕКТ (Syntellect), предназначенная для создания высокопроизводительных решений по управлению документами и бизнес-процессами в компаниях различного масштаба и направлений деятельности.
- 16 лет экспертизы на рынке ИТ
- Более 350 проектов внедрения
- 30 успешных проектов с количеством пользователей более 1.000
- Заказчики в 12 странах мира
- 30 компаний-партнеров в в России и странах СНГ

Docsvision
Платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний. Современная масштабируемая CSP-архитектура позволяет создавать СЭД/ECM/BPM решения любого уровня сложности нагрузки. В состав платформы включены Low-Code инструменты для кастомизации и настройки. Входит в ТОП-3 российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, декабрь 2021 г.).
docsvision.com

Doctrix
Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота c возможностью создания и развития реализованных процессов собственными силами, без привязки к разработчику и программистам. Вошла в число победителей конкурса партнерских ИТ-решений Microsoft Partner Awards 2015 в номинации «Messaging and Communication». DocTrix разработана в 2012 году и внедрена более, чем на 100 000 рабочих мест, в России, Казахстане и на Украине.
Решаемые задачи:
- Автоматизация бизнес-процессов;
- Электронный документооборот;
- Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций;
- Регистрация и обработка обращений в IT-подразделения;
- Анализ загруженности сотрудников;
- Контроль нарушений и отклонений от нормативов в работе офиса;
- Выявление «узких мест» и проблем взаимодействия подразделений;
- Аттестация и оценка персонала;
- Оптимизация деятельности ИТ-службы и других подразделений.
Отзывы
Определяющими факторами при выборе решения Konica Minolta стали скорость развёртывания, компетенции подрядчика и бюджет проекта. Сроки реализации проекта составили 1,5 месяца на запуск базового договорного потока, без автоматизации маршрутов, и 2 месяца на миграцию из единой СЭД. Подрядчик выполнил работы в запланированные сроки и на высшем уровне. Со стороны команды внедрения сложностей не возникло.
Селиванов Павел Валерьевич,
Директор по информационным технологиям, компании ООО “Виктория Балтия”

Система электронного документооборота помогла ThyssenKrupp создать структуру архива документов и правила именования, а также снабдить документы метаданными и атрибутами, необходимыми для поиска документов в хранилище. Теперь мы файлы с определёнными именами, идентификаторами проектов и подразделений. Это упрощает и ускоряет поиск.
Николь Харрис (Nicole Harris),
Глава сервисной службы, ThyssenKrupp

Мы работаем с большим количеством технологической и производственной документации, регламентами контроля качества, протоколами тестирования материалов. В прошлом управление этой документацией было неэффективным. Критическая информация хранилась в обычных сетевых папках и на компьютерах пользователей в различных версиях. Найти информацию было сложно, поэтому наши внутренние команды не могли эффективно взаимодействовать.
Ханну Херкман (Hannu Herckmann),
Руководитель IT департамента, Reima


Наши сильные стороны
Статьи
Перезагрузка цифрового рабочего пространства
Как цифровизация может стимулировать новые способы работы удаленно и в офисе
Загрузить