Пять шагов к безопасному электронному документообороту

С переводом документооборота в цифру компании начинают беспокоиться о кибербезопасности. Документы — главный источник ценной информации; а её утечки могут не только приводить к кратковременным финансовым потерям, но и наносить серьёзный удар по репутации и становиться причиной потери клиентов. При этом, согласно исследованию Positive Technologies, в 84% организаций выявлены уязвимости, которые с высоким уровнем вероятности могут привести к потере данных. Какие шаги необходимо предпринять бизнесу, чтобы сделать электронный документооборот максимально безопасным?

Цифровой HR: как бизнесу перейти на кадровый ЭДО?

Как компании перевести свои кадровые документы в электронный вид: с чего начать, и на какие моменты обратить особое внимание?

Перевод кадрового документооборота в цифру — далеко не новая история для российского рынка: Минтруд начал готовить соответствующие предложения еще в 2017 году. Но катализатором серьезных изменений стала пандемия, а именно широкое распространение удаленных и гибридных форматов работы. И теперь кадровый ЭДО — это не просто интересная дополнительная функция, а один из ключевых бизнес-инструментов.

Как перевести первичную документацию в цифру: кейс Konica Minolta

Самое сложное — пройти цикл «тест — работа над ошибками — повторный тест», причем несколько раз, и быть готовыми к объему работы.

Роуминг в электронном документообороте: проблемы и возможности

Как проблема роуминга влияет на поставщиков и заказчиков? Что надо учитывать, выбирая оператора ЭДО?

Автоматизация оформления и обработки документов

Разработка и оформление документов выполняется в соответствии с определенными требованиями. Общепринятыми нормами в сфере документационного обеспечения управления являются унифицированные формы для документации. Кроме этого, те документы, которые предназначены для процессов внутри организации, должны отвечать корпоративным нормам. При этом документы разделяют на организационно-распорядительные и учетные. К первым относятся различные справки, письма, протоколы, приказы и распоряжения. К учетным документам относят накладные, кассовые, счета-фактуры, платежная документация.

Виды документов в СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой систему, с помощью которой можно автоматизировать ключевые процессы делопроизводства на предприятии. В нее входят процессы разработки, обработки, тиражирования, обмена, хранения документации и контроля над их работой. Данная система подходит для эффективного управления компанией.

Внедрение электронного кадрового документооборота

Сегодня каждый руководитель задумывается о том, как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы на своем предприятии. Внедрение электронного кадрового документооборота позволит контролировать работу сотрудников и получить явные преимущества.

Согласование документов в СЭД

Ни одно предприятие не обходится без процессов согласования. Одним из критериев эффективности введения системы электронного документооборота (СЭД) в компании считается быстрое согласование и подписание документов. Для этого специалисты советуют автоматизировать как можно больше работников, а также разрабатывать и подписывать документы только в системе.

Учет первичной документации

Первичной документацией (бухгалтерской, учетной) принято называть документы, где содержатся конкретизированные данные либо информация делового характера. Документооборот может содержать: учетные, финансовые, корреляционные, транзакционные сведения о проводимых действиях, операциях и обычно представляет ценность для организации (коммерческой, государственной).

Юридически значимый электронный документооборот

При определении юридически значимого документооборота (ЮЗДО или ЮЗЭДО) вкладывается смысл о возможности обмена задокументированными сведениями, которые обладают законной силой на основе правовых актов, положений и т.д. Передаваемый файл, планируемый для использования, должен быть заверен электронной подписью, чтобы содержание гарантировало исполнение предписаний, условий договора и прочего. Цифровой документ нередко представляется в суде, в качестве доказательств, и он будет иметь одинаковые права наравне с бумажными носителями информации.

Электронный архив

Каждая организация хранит делопроизводство, документооборот, ведет учет: бухгалтерский, статистический, управленческий в наиболее удобной форме. Это могут быть электронные документы или бумажные носители. Но все больше государственных компаний, частных фирм, ИП стараются отказываться от традиционного документооборота и переходят на электронный архив.