Обеспечить сохранность документов с возможностью быстрого доступа к любому из них – достичь этой цели позволяет электронный документооборот. В чем его преимущества, как внедрить и пользоваться электронным документооборотом на предприятии, расскажем подробно.

Электронный документооборот или ЭДО – это автоматизация процессов, связанных с обработкой документов. Ведение электронного документооборота в организации требует внедрения СЭД – системы электронного документооборота, специализированного программного обеспечения для организации работы с цифровыми документами.

Сократить издержки на сотрудников, аренду и налоги поможет бухгалтерский аутсорсинг «Главбух Асcистент». Здесь умеют использовать все последние изменения в законе, чтобы снизить расходы бизнеса. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.

Преимущества ЭДО:

• Повышение эффективности труда. Время на поиск документов, их подготовку к отправке, обработку и обмен информацией значительно сокращается.
• Сокращение расходов. Документооборот в электронном виде не требует дополнительных затрат на покупку оргтехники, расходных материалов, доставку и пересылку документов. Нет необходимости в помещениях для архивного хранения бумаг и дополнительных сотрудниках.
• Минимизация ошибок. Влияние человеческого фактора существенно уменьшается.
• Повышение лояльности контрагентов. Документы не теряются, партнеры и клиенты оперативно получают счета и акты.
• Повышенная безопасность. После введения электронного документооборота вопрос о том, как хранить документы, отпадает сам собой – хранение обеспечивает СЭД, гарантируя абсолютную конфиденциальность данных.

Электронный документооборот: алгоритм внедрения

Процесс внедрения электронного документооборота бухгалтерских и других видов документов происходит в несколько этапов:

Определение потребностей компании.

• Составьте список документов, проходящих через компанию. Определите, какие из них можно хранить только в бумажном формате, а какие допустимо перевести в цифровой вид.
• Подробно изучите и опишите бизнес-процессы, проследите маршруты движения внешнего и внутреннего документопотока.
• Проанализируйте процессы создания, согласования и утверждения документов внутри предприятии, а также порядок обработки входящих и исходящих бумаг.
• Оцените, на каких этапах делопроизводства тормозится движение документов, где отмечаются проблемы.
• На основании полученной информации примите решение о том, какие бизнес-процессы необходимо оптимизировать и какие проблемы можно решить с помощью внедрения электронного документооборота.

Обычно переход начинают с наиболее массового потока документации – бухгалтерской «первички» и других формализованных документов. Электронный документооборот бухгалтерских документов наиболее отработан технически и регламентирован законодательно, поэтому особых трудностей не вызывает. Если в процессе перехода на электронный документооборот в бухгалтерии все же возникают проблемы, воспользуйтесь услугами профессионалов сервиса Главбух Ассистент.

Получение электронной подписи

Различают два вида электронной подписи:

1. Простая – используется для заверения бумаг внутреннего электронного документооборота. Помогает разграничить права доступа для пользователей. Для получения подписи нужна регистрация в системе ЭДО.
2. Неквалифицированная – подходит для внутреннего и внешнего электронного документооборота, оформления договоренностей с контрагентами. Подпись действительна, если это отдельно оговорено в договоре.
3. Квалифицированная – подпись с усиленной защитой, подкрепляется квалифицированным сертификатом. Подпись придает любым документам юридическую силу, позволяет вести электронный документооборот без ограничений. Для получения нужно обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию ФНС.

Единый электронный документооборот: выбираем оператора

Применение электронного документооборота в организации требует сотрудничества с операторами ЭДО – организациями, которые предоставляют услуги программно-аппаратного обеспечения для обмена цифровыми данными по защищенным телекоммуникационным каналам.Подобных сервисов в России около восьмидесяти – их список опубликован на сайте ФНС.

Выбирая среди официальных операторов, обращайте внимание на следующие критерии:

• Наличие функций, необходимых для вашей работы.
• Интеграция с информационными системами.
• Оперативность оказания услуг по технической поддержке.
• Подключение контрагентов – некоторые операторы полностью берут эту работу на себя.
• Роуминг с другими операторами. Если такой возможности нет – лучше поискать другой вариант.
• Стоимость услуг – уточните, какие услуги входят в тариф, а что оплачивается отдельно.

Перевод контрагентов на электронный документооборот

Ключевая задача после перехода на документооборот в электронном виде – договориться с контрагентами о переходе на единый электронный документооборот.

Контрагентов нужно уведомить об изменениях в вашей компании – тем, кто работает «по старинке», отправьте предложение о переходе на электронный документооборот, с уже вовлеченными в этот процесс обменяйтесь письмами-приглашениями об электронном документообороте, используя выбранный вами сервис.

Подготовка к запуску ЭДО

На завершающем этапе выполняется тестирование системы ЭДО, настройка оборудования. Сотрудники проходят необходимое обучение: тем, кто больше других работает с документами, лучше пройти специальные курсы. С возможностями системы ЭДО персонал может познакомить представитель оператора, который научит, как пользоваться электронным документооборотом.