Как компании перевести свои кадровые документы в электронный вид: с чего начать, и на какие моменты обратить особое внимание?

Перевод кадрового документооборота в цифру — далеко не новая история для российского рынка: Минтруд начал готовить соответствующие предложения еще в 2017 году. Но катализатором серьезных изменений стала пандемия, а именно широкое распространение удаленных и гибридных форматов работы. И теперь кадровый ЭДО — это не просто интересная дополнительная функция, а один из ключевых бизнес-инструментов.

Краткая предыстория

Перевод HR-документов в цифру — это уже устоявшийся тренд, который во многом стимулирует государство. Задача внедрения электронного документооборота, в том числе кадрового, почти четыре года назад была поставлена на самом высоком уровне — все благодаря указу Президента РФ №203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» и национальной программе «Цифровая экономика».

В 2018 году был реализован пилотный проект: в его рамках работу с кадрами оцифровали несколько крупнейших российских компаний — в их числе «Газпром», РЖД, «АвтоВаз». Проект помог более четко определить задачи и выявить направления для доработки инициатив.

Оцифровка и автоматизация кадровой работы могли бы и дальше проходить в плавном режиме, но планам помешала пандемия. Новая реальность потребовала новых мер, причем срочных: работодателям потребовались инструменты для дистанционного найма и оформления сотрудников, официального удаленного взаимодействия в рамках закона. В итоге весной был принят ФЗ №122 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Закон устанавливает порядок проведения эксперимента по использованию работодателями и работниками электронных документов: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, графиков отпусков.

Присоединиться к эксперименту могла любая компания до декабря прошлого года: для этого нужно было просто подать заявку в Минтруд. Проект продлится до 31 марта 2021 года — ожидается, что по его итогам будут приняты новые законопроекты, и обновлены сроки по переходу на кадровый ЭДО.

Перевод сотрудников на дистанционную форму работы сначала был вынужденной мерой в условиях пандемии — однако компании оценили такую организацию труда: согласно отчету Gartner, 74% из них планируют сохранить «удаленку» как постоянную практику.

Изменения в бизнесе потребовали изменений в законодательной базе. И в декабре 2020 года был принят ФЗ № 407 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». Этот закон закрепил в ТК РФ виды дистанционной работы, порядок перевода работников и установки режима рабочего времени при удаленной работе.

Кадры в цифру: первые шаги

В то же время, в нормативных документах по-прежнему остаются белые пятна. Так, не до конца ясно, какие документы обязательно подтверждать усиленной цифровой подписью: такая информация не содержится в ФЗ №122. Также многие документы все еще можно вести только в бумажном виде — например, личную карточку работника (форму Т2). И в целом для многих процессов не разработано точных разъяснений и рекомендаций.

Однако, несмотря на все риски, перевод на электронный кадровый документооборот необходимо начинать уже сейчас. Во-первых, игроки, которые первыми приступят к процессу, получат ощутимые преимущества: смогут повысить качество управления, ускорить информационный обмен, сократить расходы, упростить взаимодействие кадровой службы с другими отделами и регулирующими органами. Кроме того, документы не будут теряться из-за человеческого фактора, а HR-департаменту не придется тратить время на их восстановление.

А во-вторых, именно кадровые процессы идеально подходят для перевода в электронный вид: в любой, даже самой крупной компании, можно оцифровать в среднем 90% HR-документов. Большая часть из них относится к номенклатуре с минимальным риском — и с такими документами уже можно начинать работу.

Перевод кадровых документов в электронный вид — это объемный и не до конца понятный процесс. К таким масштабным задачам лучше подходить постепенно, начиная с маленьких побед: если первые действия принесут положительный эффект, это создаст позитивный прецедент и мотивирует сотрудников продолжать развитие. Поэтому, в первую очередь, стоит обратить внимание на самые понятные и прозрачные шаги, которые помогут либо избавиться от рутины, либо существенно снизить затраты.

Таким измеримым шагом на старте может стать цифровизация работы с удаленными сотрудниками. Благодаря переводу взаимодействия в электронный вид им не нужно приезжать в офис, чтобы просто подписать бумаги — налицо снижение рутины. Кроме того, если компания оплачивает проезд сотрудников, так она сможет еще и сократить свои расходы. Это может стать первой маленькой победой: процесс перехода на «цифровую удаленку» уже достаточно прост и понятен.

Выбор партнера

Но не все процессы можно перевести в цифру здесь и сейчас. Поэтому стоит определиться с приоритетами и разработать «матрицу планов» с конкретными временными рамками: понять, с чего можно начать, а что лучше оставить на потом.

Любой проект, связанный с электронным документооборотом, должен начинаться с аудита. Здесь важно проанализировать процессы на соответствие нормативной базе, чтобы цифровизация не привела к проблемам с законом. После этого их можно сравнить с эталонной моделью — это поможет определить, готова ли компания к новым технологиям.

Во многом именно аудит определяет, как будет проходить проект: он помогает наметить планы, выделить сильные и слабые стороны инфраструктуры, подсчитать ресурсы, определить оптимальный вариант перехода на кадровый ЭДО. Это может быть перевод в цифру как определенных видов документов, так и конкретных процессов или категорий работников.

Поэтому особенно важно обратить внимание на поставщика услуг, который будет проводить аудит, а затем и работать над всем процессом цифровизации. Конечно, подрядчик должен быть подкован с технологической точки зрения: иметь готовые инструкции по оцифровке, наработанную базу практик, набор инструментов и сценариев внутри IT-системы. Процесс не должен каждый раз начинаться с нуля.

Однако, как правило, переход на кадровый ЭДО — довольно простой с технологической точки зрения процесс: на рынке уже представлено множество опробованных решений, в том числе системы криптозащиты и ключи для электронной подписи. Исключением становятся только организации, которые предъявляют повышенные требования к защите информационно контура, чаще всего из государственного сектора. В таком случае организация удаленной работы может быть сопряжена с внедрением сложных средств, требующих высоких затрат.

Но от технологий зависит только 30% успеха. Намного важнее, чтобы партнер мог оказать методологическую поддержку: мог правильно выстроить процессы и аргументировать свою точку зрения, помочь с консалтингом. Также большую роль играет осведомленность с правовой стороны. Сегодня российское трудовое законодательство меняется очень быстро, и поставщик услуг должен знать все тонкости, чтобы помочь заказчику его соблюдать.

Внутреннее сопротивление

И все же главное препятствие чаще всего таится внутри самой компании — это ее сотрудники. Когда бизнес внедряет изменения, особенно глобальные, они всегда встречают сопротивление со стороны персонала. Топ-менеджменту проще вообще ничего не менять, чем внедрять корпоративные инновации. Но приведет ли такой подход к положительному результату — большой вопрос.

Сейчас у компаний еще есть дополнительное время, чтобы проводить изменения постепенно и плавно — в том числе убедить сотрудников в необходимости цифровой трансформации. При этом вполне возможно, что перевод некоторых процессов в электронный вид придется отложить на потом. Реальная практика российских компаний показывает, что если стоимость ведения бумажного процесса для компании не критично высока, то спокойствие HR-директора, юристов и бухгалтеров может стоить дороже.

Пока кадровый электронный документооборот необязателен, но рано или поздно он коснется всех компаний. Изменения необходимы — это уже не просто тренд, а неизбежное будущее: вызов времени и новой реальности. Перефразируя Билла Гейтса: «Если вашего документооборота нет в цифре, у вас нет документооборота».