Электронная обработка документов
Что собой представляет электронный формат документов, а также виды и правила электронной обработки документации.
Электронный формат документов
Если в минувших столетиях документооборот хранился на бумажных носителях, в сложившейся реальности учет и документирование событий организовано с использованием современных технологий. Переход на систему электронного делопроизводства в государственных предприятиях, частных компаниях – факт неизбежный, но кропотливая работа, в будущем принесет организациям немало преимуществ.
В частности, электронная обработка документов позволяет:
- не заниматься хранением папок на полках;
- получить информацию максимально быстро;
- влияет на оптимизацию работы персонала;
- обеспечивает улучшенную производительность труда.
Необходимо указать на высокую степень защиты и возможность организации удаленного доступа, в том числе, в коллективе. Электронные документы представляют особый интерес для бухгалтеров, экономистов и сотрудников, вынужденных вести хозяйственные и прочие отчетности.
Специфика электронных документов
Электронный документ представляет собой разные формы сохраненной информации, где могут быть указаны: текстовые записи, счета, числительные обозначения, таблицы, чертежи, инфографические элементы. Электронные документы переносятся с бумажных носителей вручную либо составляются на рабочем месте. При обработке такого документооборота используются стационарные, мобильные компьютеры.
Чтобы система обмена электронного документооборота функционировала в различных условиях, применяются современные технологии и принятые стандарты, в частности каналы связи, съемные накопители. Указанный подход заметно упрощает ведение делопроизводств на государственных, частных предприятиях. Бумажные носители информации не обеспечивают высокую мобильность и от прежних форм учета, внесения, хранения данных стараются отказываться.
Структурирование электронных документов
Электронные документы могут обрабатываться в зависимости от требований и подразделяются на формы.
- Специальные. Поиск, связывание в группу, регистрация, контроль, подписание, согласование и пр.
- Общие. Создание, редактирование, сохранение, переименование, перемещение, удаление, восстановление и т.д.
Обрабатывать электронный документооборот обязаны сотрудники, в чьи полномочия входят подобные виды работ.
Создание и электронная обработка документов подчинены определенным критериям.
- Общие положения касательно содержания и равных требований к документам, изданным на бумажных носителях, в электронном формате.
- Предъявляемые к цифровому документообороту (наличие подписи и обладание юридической силой).
- Особые условия, относящиеся к электронным документам (инструкций, нормативов, актов) при хранении, передаче или обработки данных, исходя из назначения.
Последний пункт может дополняться в зависимости от правил, категорий и индивидуальных требований.
Виды электронных документов
Электронная обработка документов допускает использование цифровых форматов в компании, на предприятиях и иных сферах хозяйственной деятельности. В частности наиболее распространенными являются:
- электронные подписи;
- обращения в государственные органы власти;
- заявления для судебных разбирательств;
- отчетности;
- учетные документы;
- соглашения;
- контракты;
- договоры и пр.
Развитие цифровых технологий позволяет работать с электронными документами, передавать, вносить коррективы.
Если электронный документооборот разрабатывается для бизнеса, необходимо соблюдать определенные правила. То есть перед передачей цифрового носителя информации следует проверить выполнение технических требований, например, наличия подписи. Нужно уделять внимание и формату, где изложено содержание документа.