Электронный архив

Каждая организация хранит делопроизводство, документооборот, ведет учет: бухгалтерский, статистический, управленческий в наиболее удобной форме. Это могут быть электронные документы или бумажные носители. Но все больше государственных компаний, частных фирм, ИП стараются отказываться от традиционного документооборота и переходят на электронный архив.

Устаревшие подходы к ведению дел

Почему электронный документ стал популярным, а бумажные носители потеряли актуальность?

• Сотрудник компании может потерять отдельные листы из общего дела.
• Архивный документ непросто найти среди прочих делопроизводств.
• Хранить бумажные носители в большом объеме и транспортировать неудобно;
• Работать с такими актами, сводками, инструкциями трудно.

Архивный бумажный документооборот заметно тормозит управленческие, производственные, юридические процессы.

Электронный документооборот, напротив, ускоряет выполнение поставленных задач. Преимущества цифровых носителей информации:

• Мобильность. Электронный документ удобно: создавать, хранить, править, архивировать, удалять;
• Универсальность. Электронный документ можно форматировать в другие форматы и отправить файл в течение 2-3 секунд на адрес почты в интернете;
• Эффективность. Электронный документ нетрудно записать на съемный накопитель и передать для дальнейшей работы;
• Объективность. Электронный документ дает возможность вести быстрый, точный поиск информации вне зависимости от объема;
• Эргономичность. Электронный документ позволяет сотрудникам организации работать удаленно, в коллективе;
• Идентичность. Электронный документ может подкрепляться цифровой подписью, что служит гарантией безопасности;
• Всеобщность. Электронный документ принимают в госструктурах, судах и прочих юридических, надзорных органах, в том числе, в налоговой инспекции;
• Прибыльность. Электронный документ заметно упрощает ведение бизнеса, успешное сотрудничество с иностранными контрагентами;
• Унификация. Электронный документ повышает скорость и качество управленческих процессов, взаимодействие сотрудников в подразделениях, внутри компании;
• Удобство. Для ИП, обычных граждан электронный документ тоже представляет немалый интерес, когда акты, счета-фактуры, листки нетрудоспособности можно получить в цифровом виде.

Электронный документооборот играет большую роль в жизни каждого человека и заметно ускоряет ключевые этапы современной жизни.

Эффективность цифровых технологий

Фактически каждая государственная организация, частная компания стремиться модернизировать управленческие, логистические, финансовые и прочие процессы, чтобы исключить ненужные звенья и ускорить обработку информации с целью достижения поставленных целей. Поэтому большинство госструктур, фирм отказываются от бумажных носителей и переходят на хранение документов в электронном виде.

Хранить электронный документ, документооборот намного удобней, когда существует подобный архив. Цифровой архив отличается массой преимуществ:

• Создание, редактирование, удаление в течение короткого времени;
• Электронное делопроизводство легко перенести на съемные накопители CD, DVD, USB Flash;
• Архив позволяет удобно и быстро работать, искать нужную информацию, копировать;

Хранить архив очень просто на компьютере. В частности, чтобы обеспечить архивирование большого количества бумажных накопителей, нередко выделяются отдельные помещения.

Удобная работа на местах

Каждый электронный или учетный документ может содержать: отчеты, таблицы, сведения, инструкции и быть дополнен справочной и иной информацией. Вновь созданный или существующий на протяжении длительного времени, он может отправляться в электронный архив. Сотрудник организации вправе удалить такой документ по требованию руководителя либо когда вышел отдельный приказ.

Компания, организация вынуждена создавать электронный архив, чтобы упорядочить большой объем информации – выделить отдельные элементы для работы, управления, правок, архивирования. Именно сформированная информационная система на государственном, частном предприятии позволяет эффективно работать с интегрированной базой данных. То есть преимущество цифрового формата будет ощущаться, если каждый бумажный носитель заменен на электронный документ.

Наилучший способ хранения документов

Электронный архив, в сложившихся реалиях необходим. В результате активной деятельности, компания, организация вынуждены переводить накопившиеся листы в папках, в цифровой формат. Обычно – это внутренние (договорные, бухгалтерские, управленческие, статистические) отчетности. Хранение электронных документов в архивах избавит сотрудников от работы с бумажными накопителями и обеспечит ускоренное управление производством, персоналом.

Хранение документов в бумажном виде налагает на сотрудников немало обязанностей, в том числе, систематический контроль. Если сданное количество документов в архив будет меньшим, то есть, нарушена организация хранения, руководителя могут ждать неприятности со стороны надзорных структур. Например, утерянные счета, накладные, срок хранения которых еще не истек, нередко становятся объектом пристального изучения представителями налоговых органов.

Выбор электронного архива

Электронный архив позволит легко решить проблему. Каждый электронный документ может храниться в отдельной папке либо вкупе с остальными файлами. Хранение документов в цифровом виде решит множество проблем и обеспечит немало преимуществ.

1. Такое хранение открывает доступ пользователям, в том числе, удаленно.
2. Архивный документооборот позволяет более грамотно вести учет событий.
3. Электронный документ подлежит атрибутивному списанию.
4. Загрузка отсканированных копий и хранение в информационной системе.
5. Добавление, удаление таких документов в архив не представляет серьезных трудностей.

Находить электронный документ в информационном поле достаточно просто. Компания, организация должна создать набор условий, чтобы сотрудники имели возможность комфортно работать с архивом.

Нужно, чтобы каждый электронный документ было удобно загружать в архив, выгружать, и потому к хранилищу информации предъявляются определенные требования.

1. Хранение документов: бухгалтерских, управленческих необходимо систематизировать, с возможностью интеграции в систему.
2. Электронный архив, вкупе и в частности, должен быть понятен сотрудникам.
3. Время, затраченное на архивный поиск нужно сводить к минимальным значениям.
4. Важна правильная организация работы, обучение, и деятельность персонала.
5. Электронный архив должен поддерживать взаимодействие с ПО.

Чтобы добиться экономичного результата, хранение электронных делопроизводств, следует наладить наиболее эффективно.

Надежный способ хранения данных

Каждый электронный документ, цифровой архив хранится на выделенных серверах. Обычно, система электронного документооборота создается силами компании и представляет собой многоуровневую структуру информационных скан-копий. При необходимости сотрудник организации получает доступ в архив, чтобы выполнить определенные действия. Хранение электронных документов относится к части деятельности компании и регулируется заявленными сроками, установленными руководителем, федеральными законами.

Хранить электронный документ, делопроизводства в цифровом виде необходимо на основании существующих правил 2015, приказа № 526 Минкультуры РФ. Руководствоваться следует и Проектом рекомендаций от 2012 года, где сформированы директивы, как вести учет, хранение электронных документов. Многим компаниям он окажется полезным, особенно выдержка о том, что хранение электронных документов равнозначно сроку документооборота сформированного на бумажных носителях.

Преимущества электронного архива

Электронный документ, перенесенный в цифровой архив, не занимает места и позволяет сотрудникам удобно работать с данными. То есть хранение информации в цифровом виде подразумевает немаловажные преимущества:

• Архивный документ поступает из системы документооборота в хранилище за считанные секунды;
• Поступление документов в архив структурируется, упорядочивается;
• Передача и хранение осуществляется при участии оператора ЭДО;
• Условия обеспечения доступа в архив обсуждаются с провайдером;
• Электронный архив хранится в облачном сервисе и надежно защищен, в частности, логином, паролем;
• Допускается хранить электронный архив на локальном сервере.

Как хранить электронный документ – нормы устанавливает компания, организация.

Организация, решившая перевести цифровую информацию в электронный архив, получит ряд преимуществ:

1. Электронный документ, хранящийся подобным образом, повлияет на возможность обеспечения нулевой ставки НДС;
2. Цифровой архив обладает высокой степенью безопасности;
3. Каждый архивный документ копируется, и хранение переносится на резервные мощности, на случай форс-мажорных ситуаций основного сервера;
4. Электронный документ надежно защищен, а рабочий доступ нетрудно разграничить;
5. Архивный документ позволит быстро отвечать на запросы надзорных органов;
6. Учет и хранение данных в цифровом формате обеспечит возможности масштабирования, когда вместо вороха бумаг потребуется купить еще один накопитель под создание дополнительного пространства;
7. Электронный документ позволяет задавать период хранения, когда по истечении указанной даты архивный файл будет автоматически удален.
8. Удобный интерфейс дает возможность надежно хранить каждый электронный документ и эффективно работать;
9. Цифровой архив удобно сортировать, структурировать по заданным признакам, в частности, потребуется указать название, создание файла.
10. Чтобы занести в архив электронный документ нужно сделать несколько кликов мышкой.

Хранение цифровой информации не потребует от компании аренды помещений.

Создание электронного архива

Чтобы создать цифровой архив и хранить каждый электронный документ в упорядоченном виде, следует придерживаться определенных этапов. В этом случае хранение документов станет максимально удобным. Сначала нужно проработать вопрос эффективности системы:

• Создание персоналом документов с целью архивирования;
• Где и как хранить каждый электронный документ;
• Поступление информации на хранение из определенных источников.

Руководитель компании должен понимать о системе архивирования и концепции работы информационного пространства.

Перед тем, как отправить в архив электронный документ, нужно определить специфику цифровых файлов и решить, какой документооборот поступит на хранение. Возможно, что в недрах бухгалтерии сохранились: табели, отчеты, ведомости, счета, требующие оцифровки. Очередность, когда будет занесен каждый электронный документ, тоже следует разработать для структурирования блоков и интеграции баз в цифровое поле.

Способы формирования файлов

Структурность, когда каждый электронный документ взаимосвязан, имеет первостепенное значение. Это правило было позаимствовано со времен бумажных носителей. То есть архив состоял из отдельных листов, вложенных в папку, именуемую одним делопроизводством. В современной версии хранение файлов также объединено и представляет совокупность отдельно взятого документооборота. Но электронный документ – это не обязательно служебная информация. В папке может храниться цифровая подпись, метаданные.

Помещать необходимый электронный документ в архив должен специально обученный человек. Чтобы сократить время на получение навыков, руководителю нужно позаботиться о профессиональном обучении сотрудников, дабы они могли организовать быстрое хранение документооборота и уметь работать с архивом. В частности, многие фирмы предлагают курсы, где персонал узнает, как создавать электронный документ, править, заносить в архив и удалять.

Требования к носителям и ПО

Цифровой документ, прежде чем он будет передан в электронный архив, требует оценки значимости, в том числе относительно принятых регламентов. Здесь основными критериями являются:

• Возможность, когда документ может храниться продолжительный срок;
• Метод актуального содержания;
• Необходимость в сохранении.

Помимо требований к созданию цифрового архива, где может храниться каждый электронный документ, необходимо знать требования, предъявляемые к физическим накопителям и программному обеспечению. Они указаны в государственных стандартах.

В частности, перед тем, как хранить электронный документ и начать работать с цифровой информацией, нужно приобрести лицензионное ПО. Именно проприетарный софт позволит надежно защитить конфиденциальные данные, обеспечит способ шифрования, записи и форматирование файлов. Хранить электронный документ, архив с использованием нелицензионного программного обеспечения нежелательно.

Как ведется учет

Электронная документация хранится по делам (единицам) с учетным номером. То есть каждый объемный документ классифицируется:

• Единицей;
• Делом;
• Фондом.

К носителям присваивается ярлык, где указывается основная информация, например: дата создания, степень доступа, название проекта.

Каждый электронный документ, хранящийся в цифровом виде, позволит наладить удобную работу внутри компании и повысить эффективность производства.