Поиск информации является самой распространенной задачей на любом предприятии. В соответствии с исследованиями, в среднем работники тратят на поиски треть своего рабочего времени. От того насколько качественный поиск, зависит эффективность и скорость рабочих процессов, а также актуальность сведений для того чтобы принимать решения.

В последнее время корпоративный поиск видоизменился. Прежде всего, стала более сложной IT-инфраструктура предприятия, поскольку для решения даже самых простых задач сотрудник должен взаимодействовать сразу с несколькими системами различных классов. На это влияет экспоненциальный рост объемов создаваемых, обрабатываемых и хранимых сведений, а также высокий рост в них части неструктурированных данных.

Хоть потребности в корпоративном поиске немного изменились, но инструменты на многих предприятиях остались старыми. Так, работники продолжают использовать поисковые интерфейсы нескольких систем.

Организация корпоративного поиска является задачей для сотрудников. Причем как для сотрудников, которые владеют предметной областью, так и для тех, кто разбирается в методах структурирования информации и в возможностях современных информационных систем.

Преимущества корпоративного поиска:

• Такой поиск отлично понимает запросы, предоставляет релевантные запросы и подсказки.
• Сокращается время на поиски нужной информации.
• Не требуется перестройка хранения сведений на предприятии.
• Повышается уровень эффективности использования сведений компании – система корпоративного поиска позволяет найти данные, даже тех, о которых сотрудник не знал. Для пользователя взаимодействие с таким поиском можно сравнить с обращением к работнику библиотеки, который подскажет где искать полезную информацию, порекомендует материалы по соответствующей теме и сориентирует, что именно искать.
• Интеллектуальная система учится на запросах сотрудника, предоставляя ему все более релевантные результаты по поиску.

Виды корпоративного поиска

Отмечается, что многие нынешние поисковые системы прячут за собой все трудности, которые связаны с выполнением разных поисковых алгоритмов внутри них. Поэтому понимание отличий между разнообразными корпоративными системами, считается важным условием для того чтобы выбрать ту или иную поисковую систему.

Все инструменты по поиску, представленные сегодня в поисковых системах разделяются на три вида:

• Полнотекстовый поиск;
• Поиск по метаданным;
• Мультимедийный поиск.

Средства для полнотекстового поиска предполагают поиск по всему документу. Для этого потребуется наличие специальной базы готовой документации – индекса.

Поиск по метаданным представляет собой поиск по внешним атрибутам текстового файла. Для файлов такими атрибутами могут быть размер, дата создания, а также имя. Для сообщений электронной почты атрибутами могут служить тема, отправитель, получатель и многое другое.
Что касается мультимедийного поиска, то он является самым сложным из всех действующих видов поиска на сегодня. С его помощью можно найти схожие по содержанию по заданному образцу изображения, видео- или аудиозаписи. На сегодняшний момент времени технологии мультимедийного поиска не могут отличиться  аналогичным качеством поиска, как полнотекстовый поиск. Но в случае системы корпоративного поиска, это не столь важно.

Настройка поиска под индивидуальные запросы

Одной из особенностей корпоративного поиска является его повторяемость. Есть возможность оптимизировать долю запросов, которые постоянно повторяются, и предоставить сотруднику гибкие настройки. Благодаря кастомизации поиска, иными словами настройки поиска под индивидуальные запросы, можно настроить поиск на уровне личных рубрикаторов, тегов и фильтров. Это поможет пользователю адаптировать систему под свой рабочий процесс и автоматизировать значительное количество операций.

Настройка системы может выполняться на уровне организации выдачи. Могут учитываться такие критерии, как актуальные рабочие задачи, профессиональная сфера работника, история поиска и частота обращения к документу. К примеру, если поиск ведется от работника отдела по сопровождению проектной документации, то в его выдаче первой будут располагаться исполнительные документы по проекту.

Следует отметить информационную безопасность, которая является самым распространенным препятствием для применения корпоративного поиска. Существует мнение о том, что введение данных решений сделает проще поиск и незаконный доступ к личной информации. Это мнение ошибочно, так как во многих системах корпоративного поиска предусматривается взаимодействие с системами безопасности, в которых действует политика разграничения доступов, как и в других системах. Управлять доступом можно на уровне документации и на уровне ролей сотрудников.

Технологический прогресс и корпоративная поисковая система привели к появлению современной концепции цифрового рабочего места. Она появилась из-за реальных потребностей предприятий в цифровизации. В сегодняшнем мире работники вынуждены работать с различными системами и веб-приложениями, используя при этом несколько платформ. Цифровое рабочее место объединяет данные ресурсы воедино. В этом особую роль играет корпоративный поиск, благодаря которому обеспечивается легкий доступ к информации независимо от места ее хранения. Данный подход базируется на автоматизации рабочих процессов.

На сегодняшний момент времени для корпоративного поиска разработано большое количество интеллектуальных решений. Они созданы согласно этим потребностям и предлагают оперативный и простой доступ к информации. Эти системы становятся для любого предприятия инструментом эффективного управления данными, извлекая из них ценность и превращая их новые возможности.