Ни одно предприятие не обходится без процессов согласования. Одним из критериев эффективности введения системы электронного документооборота (СЭД) в компании считается быстрое согласование и подписание документов. Для этого специалисты советуют автоматизировать как можно больше работников, а также разрабатывать и подписывать документы только в системе.

Согласование документов в СЭД отображает результат работы с проектом документации. А согласование или утверждение представляет собой окончательный вердикт, после которого проект становится полноправным документом. Ключевой задачей согласования документов является повышение качества документации и дальнейших управленческих решений.

Как согласовать документы в СЭД

Все пользователи, имеющие доступ к работе с системой электронного документа, могут делать поправки к документу, а также согласовывать документацию и добавлять новые файлы. Система может сохранять последовательность изменений в файле, благодаря чему можно отследить все поправки в хронологическом порядке.

В режиме одновременной работы есть возможность сократить время на согласование, исключить необходимость получения сообщения о том, что документ освободился.

Преимущества:

• Можно внести замечания в текст документа, который согласовывается.
• Пользователь, работающий над этим документом, может видеть все комментарии и замечания, которые были созданы другими сотрудниками.
• Пользователь видит, как его собственные замечания были устранены.
• Можно подписать свою версию документации посредством электронной подписи, чтобы ее никто не смог подделать.
• Автоматическая проверка на ошибки запрещает отправлять неправильно составленный документ.

По результатам согласования документов выделяют три варианта ответа:

• Согласовано.
• Необходима доработка – для внутренних документов.
• Согласовано с замечаниями – для внешних документов.
• Отказано.

Если пришел отказ, то процесс согласования документа завершается. В случае если требуется доработка, то появляется необходимость фиксировать возникшие замечания.

Замечания в документе отображаются следующим образом:

• Создание листа согласования и закрепление в нем имеющихся замечаний;
• Создание нового документа и внесение в него правок.

Подписание документа

Если у всех пользователей, которые работали над документом, отсутствуют замечания, согласующий заверяет его электронной подписью. Эти подписи необходимы для того чтобы руководитель принял окончательное решение.

В СЭД сохраняется вся история поправок. При этом можно увидеть, кто конкретно вносил изменения в документ.

Как подписать согласованный документ на бумажном носителе:

• Основываясь на подписях согласующих, система автоматически печатает лист согласования и сам документ.
• После чего уполномоченный работник выполняет проверку и заверяет лист согласования вместе с документом.
• Затем распечатанный и заверенный документ отдается руководителю для подписания.
• После подписи руководителем, в СЭД вносится об этом отметка.

При документообороте внутри компании можно применять такие виды электронных подписей: простая, усиленная, квалифицированная и неквалифицированная. Самыми надежными являются квалифицированные электронные подписи. Они не нуждаются в дополнительном соглашении о применении электронной подписи между контрагентами.

Простые подписи подходят как для внешнего, так и для внутреннего документооборота, однако они требуют дополнительного согласования. Они применяются в арбитражном суде или в процессе обмена документацией с физическими лицами.

Учитывая все вышесказанное, необходимо отметить, что самым удобным при согласовании внутренних документов, будет создание новой версии файла. Число новых создаваемых версий в ходе согласования обуславливается такими факторами:

• Ели пользователей, которые согласуют документ немного, сроки согласования достаточные и не нужно вносить большое количество правок, тогда необходима только одна версия документа на каждый отдельный этап согласования. Правки вносятся в виде замечаний.
• В случае если большое количество согласующих и сроки ограничены, то каждый согласующий должен создать свою версию, после чего подписать ее.

В процессе согласования внешних документов, не рекомендуется создавать новые версии документов, поскольку это усложняет процесс. Все правки вносятся в лист согласования и при необходимости, на их базе создается протокол разногласий. Исходный текст не меняется.

При разработке процесса согласования документов нужно стремиться к тому, чтобы способы фиксации правок были единообразны. Таким образом, всем согласующим будет проще выполнять согласование, учитывая вид документа. Это важно и для управляющего, который подписывает документ на основе подписей согласующих.