Обработка и хранение документов

Организация работы с документацией включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов.

Документооборот представляет собой движение документации, начиная с момента её получения либо создания до окончания исполнения, либо отправки. Это важное звено в делопроизводстве. Главным его правилом является оперативное движение документации по перспективному пути, затрачивая минимум времени и труда.

Входящие документы – это важная часть документооборота любой организации. Сейчас большая часть бумаг поступает в электронном виде. Обработка входящих документов происходит без копирования на бумагу. Но основное количество документов создается на бумажном носителе. Все они проходят традиционный маршрут движения.

Прием и порядок обработки документов:

• Проверка правильности доставки документации. Если есть ошибка, то письмо отправляется обратно в организацию-отправитель. Последующей обработке подвергаются только правильно оформленные документы и обладающие юридической силой.
• Первичная обработка документации. В том случае, если на адрес предприятия приходит документ с пометкой «лично», либо адресованные общественными организациями, такие письма не вскрывают. Они перенаправляются по назначению без обработки. В других случаях конверты распечатываются. Если адрес, дата отправки и время получения обозначены только на конверте, его сохраняют. Письма с жалобами граждан также сохраняются с конвертами.
• Предварительное рассмотрение и сортировка документации. При рассмотрении все документы делятся на два вида. Первый – это документы, которые передаются на изучение руководству для дальнейшего принятия решения. Второй вид – это документы, которые передаются для исполнения в структурные отделы предприятия либо определенным исполнителям. Предварительное рассмотрение деловых бумаг имеет важное значение для предприятия. Благодаря ему повышается скорость обработки поступающих документов. При этом руководство освобождается от рассмотрения незначительных сведений, сокращаются сроки на принятие управленческих решений. Руководителю передаются бумаги, которые требуют срочного рассмотрения либо те, которые считаются наиболее важными.

Регистрация документации в учетной форме

Вся документация, которая подлежит исполнению, регистрируется в учетной форме. Затем документы передаются руководству. В процессе регистрации документы вводят в информационного-справочную систему. Благодаря этому обеспечивается:

• Письменное закрепление информации о созданном либо полученном документе;
• Сохранность документов, устранение риска их порчи или утраты;
• Оперативный поиск нужной информации;
• Количественный учет документов, которые обрабатываются на предприятии с целью подсчета объема документооборота;
• Восстановление документов из регистрационной формы в случае их утраты;
• Контроль над исполнением.

Программы для групповой обработки документов

Документооборот, который осуществляется через программы СЭД, имеет много преимуществ. Прежде всего, рабочее место освобождается от лишних бумаг. Все файлы сохраняются в единой электронной базе. При необходимости их можно легко найти и распечатать. В этом случае расходы на канцелярию существенно снижаются.

Теперь не имеет значение, на каком расстоянии находятся друг от друга партнеры. Подписанная документация появляется в программе контрагента мгновенно после отправки. К тому же снижается количество ошибок в процессе заполнения реквизитов. Программа сама указывает на исправления. 

С помощью программ СЭД, документооборот становится полностью безопасным благодаря хранению истории действий и прозрачности выполненных процессов. Можно просмотреть манипуляции пользователей, что исключит возможность мошенничества.

Документация, которая создана через программу СЭД, имеет юридическую силу и может быть отправлена, как частным предприятиям, так и государственным. Документы также можно предоставить в суде в виде доказательств.

Все системы электронного документооборота имеют практически одинаковые функции и возможности, однако у каждой из них имеется ведущая опция. К примеру, с помощью системы делопроизводства можно наладить движение документации внутри организации и работу с входящими и сходящими файлами. А электронные архивы позволят сохранить электронную документацию и оцифрованные деловые бумаги. В  согласовательном процессе зафиксированы действия, необходимые для работы с документами и каждый документ идет по конкретно заданному маршруту от одного работника к другому. ЕСМ-системы включают в себя функции различных систем. В состав данной системы входит согласовательный процесс для маршрутизации документации, а также электронный архив для хранения документов. Такие системы могут работать с неструктурированным интернет-контентом.

Хранение документов

Вся первичная документация должна быть сохранена, поскольку налоговые службы требуют их в процессе проверки. Документы бухгалтерского учета должны храниться у руководителя компании 4 года после ее ликвидации. Налоговые службы могут проводить проверки даже после того, как предприятие закрылось, поскольку на учете остается налогоплательщик.

Сроки хранения:

• Постоянно – штатные расписания, переписка по основной работе, утверждение цен, скидок, тарифов.
• 75 лет – счета по начислению зарплаты, приказы по личному составу, личные дела сотрудников, ведомости по зарплате.
• 50 лет – книги учета и выдачи трудовых книг.
• 3 года – чековые книги с корешками оплаченных чеков.
• 3 года после проверки налоговыми службами – книги учета, кассовая документация, первичные документы, больничные листы, доверенности на получение средств.

На электронных документах должна быть электронно-цифровая подпись, чтобы доказать ее подлинность. Сроки хранения документации есть в Налоговом Кодексе и Федеральном законе. За несоблюдение сроков хранения документации предприниматели несут ответственность.