Учет первичной документации
Правильный учет первичной документации
Как проводится учет первичной документации в единой базе СЭД и хранение документов в электронном виде.
Первичная документация и способы хранения СЭД
Первичной документацией (бухгалтерской, учетной) принято называть документы, где содержатся конкретизированные данные либо информация делового характера. Документооборот может содержать: учетные, финансовые, корреляционные, транзакционные сведения о проводимых действиях, операциях и обычно представляет ценность для организации (коммерческой, государственной).
Традиционные бумажные носители являются наиболее универсальным и надёжным способом хранения документации. Сведения о бухгалтерской, хозяйственно-экономической деятельности нередко заносятся в специальные книги учета, листы, которые складываются в папки. Однако, последние десятилетия наблюдается перевод первичных документов в электронный вид. Документы хранятся на жестких (HDD) и твердотельных (SSD) дисках компьютера. Для передачи документов применяются CD, DVD накопители, и USB Flash. Очевидно, что передача документов через сеть интернет стала современным стандартом.
Первичная документация в рамках бухгалтерского, финансового учета представляет немалую ценность и может быть затребована в качестве проверочной информации для проведения необходимых аудитов представителями налоговых, судебных х и иных силовых, государственных структур. Документооборот ведет один человек или несколько сотрудников компании. Персонал должен знать содержание и формы СЭД, понимать критерии учетных регистров.
Основные положения первичного документооборота
Учет первичной документации налагает на сотрудников, ведущих документооборот, ряд определенных обязанностей. В частности они должны уметь работать с информацией:
- вписывать;
- упорядочивать;
- корректировать;
- заменять.
На государственных предприятиях действует положение «О бухучете». Своду установленных правил стараются придерживаться и бухгалтера, экономисты частных компаний. Между тем, регламентирование обязательного перечня документов не существует. Каждая организация самостоятельно принимает решения о ведении бухгалтерского и иного учета, в рамках хранения четко обозначенного списка СЭД.
Но существует перечень обязательных реквизитов. Бумажный, электронный документооборот регламентируется на основании п. 2 ст. 9 закона №402-Ф3. В учетной политике компании важно закрепление положений о формах учета используемых в бухгалтерии. За нарушения при хранении СЭД могут быть введены наказания, в частности представителями надзорных органов согласно действию новых санкций от 26 октября 2020 года.
Список первичных документов
Бухгалтерский учет на каждом предприятии может содержать перечень первичных, нормативных документов (опубликованных, неопубликованных).
- Акты зачета взаимных требований.
- Платежные поручения.
- Бухгалтерские справки.
- Авансовые отчеты.
- Приходно-расходные кассовые ордеры.
- Расчеты с персоналом по оплате труда.
- Акты-сдачи приемки.
- Товарные накладные.
- Универсальные передаточные документы.
Регламентируются и иные формы документов.
Документы о наличии объектов основных средств (оформляется из основного перечня):
- В формате ИНВ-1а при инвентаризации по отношению НМА;
- Документирование инвентаризации и составление описи по ИНВ-1;
- Оформление акта согласно положению ОС-4 при списании объекта;
- Выбытие, поступление, используя бланк ОС-1а для зданий, сооружений;
- Выбытие, поступление объекта (не сооружение и здание), используя бланк ОС-1.
Приведен неполный перечень первичных документов, потому что в современных хозяйствованиях он нередко дополняется прочим документооборотом необходимым для ведения расширенного учета.
Документооборот не входящий в список первичных документов
Отчеты, сдаваемые в СЭД, могут не принадлежать к списку первичных документов. К вторичной бухгалтерии относятся:
- счета-фактуры;
- счета;
- договоры;
- аннотации;
- обзоры и пр.
Иными словами, в обозначенный список обычно заносится документооборот являющийся результатом аналитических, синтетических и прочих переработок актуальных, неактуальных первичных документов, когда в процессе удается извлечь требуемые данные, сопоставлять, давать оценку и представлять информацию согласно запросам.
Информация в первичных документах
Согласно утвержденным правилам за номером, указанным выше, существует перечень сведений, которые необходимо указывать в первичных документах. Прежде всего – это:
- Подписи и данные персонала занимавшегося ведением делопроизводств;
- Измерительные, числовые и прочие материалы, касающиеся финансового учета, контроля;
- Информация о хозяйственно-экономической деятельности компании;
- Название предприятия, фирмы, ИП.
Содержание документов еще должно включать его наименование, число, месяц, год составления и т.д.
Представители надзорных органов уделяют пристальное внимание наличию первичных документов и правильному ведению, заполнению. В ходе проверок, в том числе налоговых, если выявятся серьезные нарушения, со стороны контролирующих структур могут быть введены штрафные санкции. Правила касаются организаций всех форм собственности и частных предпринимателей.
Учет документов по степени составления
Классификация первичных СЭД для бухгалтерии и других отделов регламентируется. Внутренним первичным называется документооборот составленный персоналом организации, предприятия. Он имеет законную силу внутри данной компании. Внешними первичными принято именовать документы, полученные либо структурированные извне. Они классифицируются:
- Бухгалтерского оформления;
- Первичные, исполнительные;
- Первичные, распорядительные.
Когда событие было занесено в первичные документы, факт дублируется в учетных регистрах.
Регистры в свою очередь тоже подразделяются.
- По внешнему виду.
- листки;
- карточки;
- книжки и т.д.
- Способу ведения.
- комбинированные;
- систематические;
- хронологические.
- Содержания информации.
- комбинированные;
- аналитические;
- синтетические.
Ответить на вопрос, как организовать учет и хранение первичной документации непросто. Персонал должен обладать необходимыми знаниями и опытом, чтобы правильно вести документооборот.